Salah satu aspek penting dalam mengelola bisnis adalah administrasi dana kas kecil. Dana ini digunakan untuk membiayai pengeluaran sehari-hari yang tidak memerlukan pencairan dana dalam jumlah besar seperti pembelian perlengkapan kantor, bayar makanan karyawan dan keperluan lainnya yang tidak terduga.
Namun, penggunaan dana kas kecil juga perlu diawasi secara ketat untuk menghindari penyalahgunaan dana dan kerugian perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan perlu mendirikan metode administrasi yang efektif. Berikut ini akan kita bahas dua cara yang umum digunakan dalam penyelenggaraan administrasi dana kas kecil.
1. Sistem Imprest
Sistem Imprest adalah metode paling populer yang digunakan perusahaan dalam mengelola dana kas kecil. Di bawah sistem ini, jumlah tetap ditetapkan untuk dana kas kecil pada awal periode pelaporan. Apabila dana tersebut sudah habis atau hampir habis, maka jumlah yang telah dihabiskan akan diganti sehingga kembali ke saldo awal.
Dalam sistem ini, tanggung jawab utama ada pada peti kas, yang bertugas memelihara kas dan membayar pengeluaran sehari-hari. Setiap kali melakukan pembayaran, peti kas harus merincinya dalam catatan dan meminta penerima pembayaran untuk menandatangani sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima.
2. Sistem Fluktuasi
Sistem fluktuasi sedikit berbeda dari sistem imprest. Dalam sistem ini, jumlah kas kecil tidak diatur pada awal periode. Sebaliknya, kas tersebut dikelola berdasarkan jumlah uang yang benar-benar diperlukan dalam jangka waktu tertentu.
Administrator kas kecil membuat laporan pengeluaran secara periodik dan permintaan uang untuk menutupi pengeluaran tersebut. Sistem ini lebih fleksibel daripada sistem Imprest, memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan dengan keperluan yang banyak berubah-ubah.
Pilihan antara sistem Imprest atau sistem fluktuasi sangat tergantung pada karakteristik dan kebutuhan suatu perusahaan. Namun, yang terpenting adalah perusahaan memiliki sistem yang dapat memberikan kontrol yang baik atas penggunaan dana kas kecil dan mengurangi risiko penyalahgunaan.
Manajemen dana kas kecil yang efektif memang menantang tetapi sangat penting untuk keberlanjutan suatu bisnis. Dengan cara ini, perusahaan dapat mengontrol pengeluaran kecil secara lebih efisien, memastikan setiap sen yang dikeluarkan benar-benar memberikan nilai kepada perusahaan.