Kita semua telah mengalaminya – merasa bingung saat mengisi formulir, entah itu secara fisik atau digital. Seringkali, petunjuk yang tidak jelas atau formulir yang dirancang secara tidak efisien mengakibatkan kesalahan pengisian. Oleh karena itu, bagi institusi atau organisasi yang sering menggunakan formulir, penting bagi mereka untuk menyediakan instruksi dan panduan yang jelas kepada pengguna untuk minimalkan kemungkinan terjadinya kesalahan pengisian formulir.
Mengapa Instruksi pada Formulir Sangat Penting?
Ketika seseorang mengisi formulir, mereka sedang mencoba untuk berkomunikasi informasi tertentu kepada organisasi. Jika pengisi formulir melakukan kesalahan, perusahaan harus memperbaiki kesalahan tersebut atau bertindak berdasarkan informasi yang salah, yang keduanya menimbulkan biaya tambahan dan memperlambat proses.
Dengan panduan dan instruksi yang jelas, pengisi formulir akan lebih mengerti apa yang diharapkan dari mereka dan kesalahan pengisian dapat diminimalkan. Tutorial, contoh pengisian, dan pemformatan yang jelas semuanya dapat membantu mengoptimalkan proses pengisian formulir.
Cara Membuat Instruksi Pengisian Formulir yang Jelas
Berikut adalah beberapa tip untuk membuat instruksi pengisian formulir yang jelas:
- Gunakan Bahasa yang Sederhana dan Jelas: Hindari jargon teknis atau bahasa yang rumit. Tujuannya adalah untuk membuat instruksi sejelas dan semudah mungkin agar dapat dipahami oleh siapa saja.
- Tampilkan Contoh dari Pengisian yang Benar: Contoh bisa sangat membantu, terutama untuk pertanyaan yang lebih rumit atau subjektif.
- Buat Instruksi Secara Langkah-demi-Langkah: Pengguna lebih mudah mengikuti instruksi jika diberikan langkah-demi-langkah, daripada harus mengingat semua instruksi sekaligus.
- Gunakan Format yang Mudah Dibaca: Gunakan bullet points, jumlah langkah, atau pemisahan bagian dalam formulir untuk membuatnya lebih mudah dipahami.
- Sertakan Bagian FAQ atau Bantuan: Meskipun Anda telah menyediakan instruksi yang jelas, pasti akan ada pertanyaan yang tetap muncul. Maka dari itu, penting untuk menyediakan sumber daya tambahan bagi pengguna yang masih membutuhkan bantuan.
Kesimpulan
Agar pengisian formulir tidak terjadi kesalahan, pada formulir sebaiknya diberikan instruksi dan panduan yang jelas untuk membantu pengguna. Hal ini tidak hanya membuat pengalaman pengguna lebih baik dan efisien, tetapi juga mengurangi biaya pengoreksian bagi perusahaan. Dengan pemikiran yang hati-hati, formulir bisa menjadi alat komunikasi yang efisien dan efektif.