Dalam era digital saat ini, mengirimkan email secara massal menjadi kebutuhan yang sering ditemui oleh berbagai kalangan. Misalnya saja profesi sebagai HRD, sales, hingga bisnis online memerlukan fitur ini untuk mempermudah pekerjaan mereka. Salah satu cara yang bisa digunakan untuk memudahkan proses ini adalah dengan menggunakan fitur Mail Merge.
Mail Merge sendiri adalah sebuah fitur yang ada di Microsoft Word yang membantu pengguna untuk mengirim email massal dengan template yang sama, namun tetap bisa dipersonalisasi sesuai dengan data penerima masing-masing. Beberapa orang mungkin mengira bahwa menyiapkan data seperti ini cukup rumit. Sebenarnya, Anda bisa menambahkan data penerima secara langsung melalui menu yang tersedia.
Berikut ini adalah tahapan-tahapannya:
1. Menyiapkan Dokumen di Microsoft Word
Mulailah dengan menyiapkan dokumen yang akan Anda kirimkan. Anda bisa membuat template baru atau menggunakan template yang sudah ada.
2. Buka Fitur Mail Merge
Pada toolbar Microsoft Word, klik Mailings. Kemudian, pilih Start Mail Merge dan E-mail Messages. Ini akan membuka menu Mail Merge.
3. Memilih Penerima
Langkah selanjutnya adalah memilih penerima email Anda. Klik Select Recipients dan pilih Type New List. Menu ini akan memungkinkan Anda untuk memasukkan data penerima secara langsung pada dokumen yang sedang Anda kerjakan.
4. Menambahkan Data Penerima
Dalam menu yang muncul, Anda bisa langsung memasukkan nama, alamat email, dan juga data personal lainnya yang dibutuhkan. Data ini nanti yang akan digunakan untuk mempersonalisasi setiap email yang akan dikirimkan.
5. Menyimpan Data Penerima
Setelah semua data memasukkan, klik OK dan simpan data tersebut. Anda nantinya bisa menemukan dan menggunakannya kembali di lain waktu.
6. Menambahkan Field ke Template Email
Kembali ke dokumen Anda, dan tambahkan field sesuai dengan data yang telah Anda masukkan sebelumnya. Misalnya <<First Name>> atau <<Last Name>>.
7. Mengirim Email
Setelah semuanya siap, klik Finish & Merge, dan pilih Send E-mail Messages. Program akan mengirimkan email ke seluruh penerima yang ada di list Anda.
Dengan begitu, menambahkan data penerima secara langsung pada mail merge bukan hal yang sulit. Ini bisa memberikan solusi efisien untuk mengirimkan email massal, namun tetap mempersonalisasi setiap pesannya. Selamat mencoba!