Pahami posisi Anda sebagai pebisnis atau individu yang bergantung pada formulir online atau fisik untuk memperoleh informasi penting. Anda menginginkan partisipan mengisi formulir tersebut hingga selesai dengan semudah mungkin. Dengan fenomena mengisi informasi dalam formulir yang kerap kali menimbulkan kebingungan, bisa jadi tegangan yang kemudian menyinggung aspek ketepatan dan efisiensi. Pengolah formulir harus menyadari bahwa “instruksi umum sebaiknya cukup pendek dan ditempatkan pada bagian titik-titik formulir”.
Kenapa Perlu Instruksi yang Pendek dan Tepat?
Efisiensi Waktu
Instruksi singkat dan tepat pada formulir menghemat waktu pengisi. Dengan instruksi yang jelas dan singkat, mereka dapat cepat memahami apa yang perlu diisi tanpa perlu mencari-cari atau bertanya-tanya apa maksud dari instruksi tersebut.
Meningkatkan Ketepatan Pengisian
Instruksi yang ditulis dengan jelas dan pendek dapat membantu pengisi formulir untuk lebih fokus dan mengerti apa yang dimaksud sebelum mulai mengisi. Hal ini akan mengurangi kesalahan pengisian dan membuat data yang dikumpulkan lebih akurat.
Penempatan Instruksi pada Titik-titik Formulir
Instruksi umum sebaiknya ditempatkan tepat pada titik-titik formulir. Ini mempermudah pengisi untuk mengetahui persis apa yang diharapkan dari mereka pada titik tersebut.
Titik-titik pada formulir merujuk pada tempat dimana pengisi diharapkan untuk memberikan respon atau informasi. Jika sebuah pertanyaan meminta nama lengkap, instruksi harus ditempatkan tepat di sebelah atau di bawah titik yang dimaksud.
Penulisan Instruksi yang Baik
Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda menulis instruksi yang baik untuk formulir Anda:
- Gunakan Kalimat yang Singkat dan Tegas: Rangkai kalimat Anda dengan kata-kata yang paling penting saja. Jangan mengharapkan pengguna akan membaca panjang lebar.
- Jelaskan Tujuan: Pada awal formulir, berikan pengguna gambaran umum tentang tujuan dari pengisian formulir tersebut.
- Gunakan Bahasa yang Mudah Dipahami: Hindari penggunaan kata-kata teknis atau jargon yang mungkin tidak dimengerti oleh pengguna.
Mengoptimalkan instruksi formulir dengan penulisan yang singkat, tepat dan penempatan yang tepat adalah langkah sederhana tetapi efektif untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengisian formulir. Selain itu, langkah ini juga akan mempengaruhi kualitas data yang dihasilkan. Ingatlah, instruksi yang baik dapat membuat pengalaman pengguna menjadi lebih baik dan memudahkan pekerjaan Anda.