Micrososft Word merupakan salah satu program pengolah kata yang paling populer dan digunakan oleh sebagian besar pengguna komputer. Selain fungsi dasar seperti mengetik kata, mengatur paragraf, dan penyisipan gambar, Microsoft Word juga menyediakan berbagai fasilitas yang sangat membantu dalam pekerjaan sehari-hari. Salah satu fasilitas tersebut adalah kemampuan untuk membuat surat ke banyak orang secara bersamaan. Fasilitas ini disebut ‘Mail Merge’ atau dalam Bahasa Indonesia dikenal dengan “Penggabungan Surat”.
Apa Itu Mail Merge?
‘Mail Merge’ adalah fasilitas dalam Microsoft Word yang memungkinkan pengguna untuk membuat dokumen (seperti surat, label, atau amplop) yang sama dan mengirimkannya ke banyak orang sekaligus, tanpa perlu mengetik ulang isi surat tersebut. Dengan kata lain, ini adalah cara efisien untuk memproduksi mass mailings kepada orang-orang pada daftar alamat atau kontak Anda.
Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word
Berikut adalah langkah-langkah dasar untuk menggunakan ‘Mail Merge’ pada Microsoft Word:
1. Memilih Dokumen Dasar
Pertama-tama, Anda harus memilih dokumen yang ingin Anda gabungkan. Anda bisa memilih ‘Letters’ untuk surat, ‘E-mail Messages’ untuk email, atau ‘Envelopes’ dan ‘Labels’ untuk amplop dan label.
2. Memilih Daftar Penerima
Selanjutnya, Anda bisa memilih daftar penerima. Anda bisa menggunakan daftar kontak yang sudah ada di Outlook, atau membuat daftar baru langsung di Word.
3. Menulis Surat
Kemudian, Anda bisa menulis isi surat, dan menambahkan fields seperti ‘Nama’, ‘Alamat’, dan lainnya yang akan otomatis diisi dari daftar kontak pada setiap dokumen.
4. Pratinjau dan Selesai
Terakhir, Anda bisa melihat pratinjau sebelum mencetak atau mengirim surat tersebut. Jika sudah sesuai, Anda bisa mengklik ‘Finish & Merge’ untuk menyelesaikan prosesnya.
Dengan Mail Merge, proses penulisan surat massal menjadi lebih mudah dan efisien. Jadi, jika Anda sering mengirim surat, undangan, atau dokumen lain ke banyak orang secara bersamaan, manfaatkan fasilitas ini pada Microsoft Word Anda.
Untuk menguasai penggunaan fitur Mail Merge ini, tentunya diperlukan adanya latihan dan pemahaman yang mendalam. Jangan ragu untuk selalu belajar dan menggali berbagai sumber untuk mampu memanfaatkan Microsoft Word secara optimal.