Dalam dunia administrasi, surat merupakan salah satu alat komunikasi penting yang digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Surat memiliki berbagai jenis dan fungsi, seperti surat undangan, surat pengumuman, atau surat tugas. Untuk mengelola surat-surat tersebut, ada beberapa tahapan yang biasa dilakukan, salah satunya adalah tahap pencatatan surat. Namun, ada beberapa kegiatan yang sebenarnya tidak dilakukan pada tahap pencatatan surat. Berikut ini beberapa kegiatan tersebut.
1. Penyusunan Surat
Penyusunan surat merupakan proses penulisan surat secara rapi dan sesuai dengan format yang telah ditentukan. Dalam penyusunan surat, kita perlu memastikan bahwa setiap bagian surat, seperti kop surat, nomor surat, perihal, lampiran, dan sebagainya, sudah tercantum dengan jelas dan tepat. Kegiatan penyusunan surat ini sebenarnya terjadi sebelum tahap pencatatan surat, sehingga tidak termasuk dalam kegiatan tahap pencatatan surat.
2. Pengiriman Surat
Tahapan selanjutnya yang juga tidak termasuk dalam pencatatan surat adalah pengiriman surat. Pengiriman surat biasanya dilakukan melalui berbagai cara, seperti melalui pos, kurir, atau secara elektronik (email). Dalam tahap ini, penting untuk mengecek apakah alamat penerima surat sudah benar dan valid, serta apakah surat sudah diberi meterai dan tanda tangan yang diperlukan. Tahapan pengiriman surat ini dilakukan setelah tahap pencatatan surat selesai dilaksanakan.
3. Penyimpanan Surat
Penyimpanan surat menjadi satu kegiatan yang penting setelah pencatatan surat. Surat-surat yang telah dicatat perlu diarsipkan dengan baik dan sistematik untuk memudahkan pemantauan dan pendokumentasian. Penyimpanan surat biasanya termasuk ke dalam pengelolaan arsip, seperti membuat sistem pengindeksan, label, dan penomoran yang jelas serta pemilihan metode penyimpanan yang tepat. Kegiatan penyimpanan surat ini saling berhubungan dengan tahap pencatatan surat, tetapi sejatinya merupakan tahapan yang berbeda dari pencatatan surat.
4. Evaluasi Kinerja Surat
Evaluasi kinerja surat merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menilai sejauh mana efektivitas dan efisiensi penggunaan surat dalam sebuah organisasi. Evaluasi kinerja surat melibatkan analisis tentang jumlah surat yang diterima dan dikirim, tingkat respons terhadap surat, lama waktu penyelesaian surat, dan sebagainya. Kegiatan ini lebih termasuk pada pengelolaan surat secara keseluruhan dan bukan menjadi bagian dari tahap pencatatan surat.
Dari penjelasan di atas, kita bisa memahami bahwa tahap pencatatan surat memiliki fokus yang berbeda dengan kegiatan-kegiatan lain yang ada dalam pengelolaan surat. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk memahami dan membedakan kegiatan yang sebenarnya tidak termasuk dalam tahap pencatatan surat guna mengoptimalkan pengelolaan surat secara keseluruhan.