Permasalahan dalam setiap organisasi atau perusahaan hampir selalu tidak dapat dihindari. Beberapa permasalahan mungkin tidak langsung berdampak secara signifikan terhadap jalannya organisasi, meski begitu, ada baiknya tidak menyepelekan masalah kecil. Di sinilah peran dari LK 1.3, yaitu proses penentuan pernyebab permasalahan dan masalah terpilih yang harus segera diselesaikan.
Memahami Penyebab Masalah
Pertama, kita harus memahami sebab dan dampak dari suatu masalah. Banyak metode pemecahan masalah memulai prosesnya dengan mengidentifikasi penyebab masalah. Metode ini, kadang-kadang disebut sebagai ‘analisis root cause’, memungkinkan kita untuk belajar dari kesalahan dan mencegah masalah serupa terjadi di masa depan.
Secara garis besar, ada tiga jenis penyebab utama masalah:
- Penyebab Langsung: Penyebab langsung biasanya terlihat dan dapat langsung diubah atau dikelola. Misalnya, jika seorang karyawan sering terlambat karena tidak ada transportasi umum yang memadai, maka ini adalah penyebab langsung.
- Penyebab Mendasar: Penyebab mendasar biasanya lebih mendalam dan lebih sulit untuk diubah atau dikelola. Menggunakan contoh di atas, penyebab mendasar mungkin adalah lokasi kantor yang jauh dari daerah pemukiman karyawan.
- Penyebab Kontributif: Penyebab ini adalah faktor-faktor yang menjadikan masalah lebih mungkin untuk terjadi. Menggunakan contoh yang sama, penyebab kontributif mungkin meliputi kurangnya alternatif transportasi atau ketidakmampuan karyawan untuk mengemudi.
Menentukan Masalah yang Harus Diselesaikan
Setelah mengidentifikasi dan memahami penyebab masalah, langkah berikutnya adalah menentukan masalah mana yang harus diselesaikan. Tentu saja, tidak semua masalah dapat atau harus diselesaikan secara bersamaan. Penentuan masalah terpilih biasanya didasarkan pada sejumlah kriteria seperti urgensi, dampak, dan sumber daya yang tersedia.
Upaya untuk menyelesaikan masalah terpilih harus disertai pengajaran berharga yang didapat dari penentuan penyebab asli masalah. Hal ini tidak hanya penting untuk memastikan bahwa masalah tersebut selesai, tetapi juga membantu mencegah kejadian masalah yang sama di masa depan.
Sebagai penutup, perlu diingat bahwa penyelesaian masalah efektif membutuhkan pemahaman yang mendalam tentang apa penyebabnya dan yang mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Langkah ini dapat membantu setiap organisasi untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas mereka.