Dalam dunia perkantoran dan bisnis, penanganan surat keluar penting adalah hal yang sangat krusial untuk menjamin kelancaran komunikasi antara perusahaan dan pihak luar. Salah satu metode yang efektif dalam mengelola surat keluar adalah dengan menggunakan sistem kartu kendali. Berikut adalah penjelasan mengenai prosedur penanganan surat keluar penting menggunakan sistem kartu kendali.
Apa Itu Sistem Kartu Kendali?
Sistem kartu kendali adalah sebuah sistem pengelolaan dan pencatatan arsip, termasuk surat keluar, yang bertujuan untuk memudahkan perusahaan dalam mengontrol, mencari, dan melacak surat yang telah dikirimkan. Sistem ini menggunakan kartu-kartu khusus yang berisi informasi penting tentang surat tersebut, seperti tanggal pengiriman, tujuan, nomor surat, dan hal-hal lain yang relevan.
Prosedur Penanganan Surat Keluar Penting
Dalam melakukan penanganan surat keluar penting menggunakan sistem kartu kendali, ada beberapa langkah yang perlu diperhatikan, antara lain:
1. Penyiapan Surat Keluar
Sebelum membuat kartu kendali, pastikan untuk menyiapkan surat keluar terlebih dahulu. Surat keluar penting harus ditulis dengan jelas, komprehensif, dan menggunakan bahasa yang resmi. Jangan lupa untuk mencantumkan tanggal pengiriman, nomor surat, dan tujuan surat.
2. Pembuatan Kartu Kendali
Setelah surat keluar selesai disiapkan, buatlah kartu kendali untuk surat tersebut. Kartu kendali harus berisi informasi-informasi berikut:
- Tanggal Pengiriman: Tanggal surat keluar dikirimkan.
- Nomor Surat: Nomor yang ada pada surat keluar.
- Tujuan Surat: Nama instansi atau pihak yang menerima surat keluar.
- Perihal Surat: Ringkasan mengenai isi surat keluar.
- Tanda Tangan: Tanda tangan yang mengesahkan surat keluar itu penting.
3. Penyimpanan Kartu Kendali dan Surat Keluar
Simpan kartu kendali dalam sebuah tempat khusus yang diperuntukkan bagi surat keluar penting. Penyimpanan kartu kendali harus sistematis, misalnya menggunakan abjad A-Z atau berdasarkan tanggal pengiriman. Pastikan untuk menyimpannya secara baik agar mudah dicari saat dibutuhkan.
Surat keluar penting yang telah dikendalikan menggunakan kartu kendali dapat disimpan dalam folder atau map khusus yang diberi label “Surat Keluar Penting”. Jangan lupa juga untuk menempelkan salinan kartu kendali pada surat keluar, agar surat tersebut lebih mudah ditemukan dan diidentifikasi.
4. Monitoring dan Evaluasi
Lakukan monitoring dan evaluasi secara berkala terhadap surat keluar penting yang telah dikendalikan dengan kartu kendali. Hal ini sangat penting untuk memastikan bahwa surat keluar telah diterima oleh pihak yang dituju dan tidak mengalami kendala dalam perjalanannya. Jika ada perlu perbaikan atau penanganan lebih lanjut, tindak lanjuti segera sesuai dengan kebutuhan.
Dengan melakukan prosedur penanganan surat keluar penting menggunakan sistem kartu kendali, perusahaan dapat mengelola surat keluar dengan lebih rapi dan efisien. Selain itu, sistem ini juga memudahkan perusahaan dalam mengontrol, melacak, dan mengambil tindakan jika diperlukan terkait surat keluar penting.