Salah satu fasilitas berbayar yang dapat digunakan oleh tamu hotel untuk mengadakan rapat dan pertemuan adalah “function room”. Fasilitas ini seringkali ditemukan dalam hotel dan secara spesifik dirancang untuk memenuhi berbagai jenis keperluan tamu, mulai dari pertemuan bisnis, seminar, workshop, resepsi pernikahan, sampai acara-acara sosial lainnya.
Sebagai sarana penunjang beragam kegiatan tersebut, function room di hotel biasanya memiliki berbagai fasilitas penunjang seperti layanan audio-visual, proyektor, dan layanan internet. Secara detail, layanan audio-visual meliputi sistem suara yang berkualitas, mic, dan peralatan penunjang lainnya. Hotel biasanya menyediakan proyektor dan layar portabel untuk menampilkan materi pertemuan atau presentasi dari peserta pertemuan. Kemudian, layanan internet juga sangat penting untuk menunjang kegiatan dalam function room, terutama untuk tamu yang perlu mengakses dan berbagi data secara online.
Akan tetapi, pihak hotel biasanya membebani biaya tambahan untuk penggunaan beberapa peralatan dan fasilitas tersebut. Misalnya, penggunaan proyektor dan layar portabel, layanan internet dengan kecepatan tinggi, dan layanan video conference dapat dikenakan biaya tambahan.
Terdapat berbagai jenis tata letak yang umumnya digunakan dalam function room, seperti tata letak teater, kelas, U-Shape, Hollow Square, Boardroom, dan banquet. Hal ini menunjukkan bahwa function room dapat disesuaikan dengan berbagai format dan keperluan pertemuan yang berbeda. Oleh sebab itu, penting bagi tamu untuk mengkomunikasikan kebutuhan mereka kepada pihak hotel, sehingga function room tersebut dapat disiapkan dengan memenuhi persyaratan yang diminta.
Function room ini bukan hanya disiapkan oleh hotel sebagai sarana pertemuan. Namun, layanan ini juga diharapkan dapat memberikan pengalaman yang memuaskan bagi tamu, untuk menjamin bahwa mereka akan kembali menggunakan layanan di masa mendatang. Oleh karena itu, banyak hotel yang terus berinovasi dan memperbarui fasilitas serta layanan di function room mereka.
Jadi, function room bukan hanya sekadar ruang pertemuan, melainkan menjadi bagian penting dari layanan yang ditawarkan oleh hotel. Fasilitas ini dirancang untuk menjamin kenyamanan dan kenyamanan tamu, sambil juga meningkatkan peluang hotel untuk menarik pelanggan dan menghasilkan pendapatan.